Asientos recurrentes en Business Central

Es habitual necesitar registrar los mismos asientos una y otra vez, especialmente en operaciones mensuales o que se repiten con cierta periodicidad a lo largo del año.

Business Central ofrece distintas alternativas para evitar tener que crear estos asientos desde cero. En este artículo veremos tres de ellas: copiar asientos ya registrados, utilizar diarios periódicos y guardar líneas como diarios estándar para reutilizarlas posteriormente.

Copiar asientos registrados

Desde hace tiempo, en la página de los libros de diario general existe la opción “Copiar a líneas día. registradas”. Al activarla, Business Central guarda una copia de las líneas registradas en un histórico independiente, concretamente en la tabla “Posted Gen. Journal Line”.

Una de las ventajas de disponer de este histórico es, precisamente, poder recuperar asientos ya registrados y utilizarlos como punto de partida para crear nuevos movimientos.

Al seleccionar la opción de copiar las líneas registradas, se abrirá una ventana desde la que podremos indicar el libro y la sección de destino, así como la fecha de registro y el n.º de documento que queremos utilizar para las nuevas líneas. Además, también es posible invertir el signo de los importes.

Esta funcionalidad puede resultar especialmente útil cuando tenemos un asiento con muchas líneas, cuentas y dimensiones que necesitamos repetir de forma puntual.

La posibilidad de invertir el signo también resulta interesante cuando necesitamos generar un asiento contrario al registrado originalmente. De esta forma podemos recuperar toda su estructura sin tener que reconstruir manualmente cada una de las líneas.

Asientos periódicos

Otra forma de generar asientos de manera recurrente es mediante los diarios periódicos.

Conviene no confundirlos con los diarios generales normales. Aunque ambos se utilizan para registrar movimientos contables, su funcionamiento es diferente. Los diarios periódicos están diseñados específicamente para mantener determinadas líneas después del registro y volver a utilizarlas de acuerdo con una periodicidad definida.

Un diario periódico es un diario general con campos específicos para administrar transacciones que se registran frecuentemente con pocos cambios o incluso sin ninguno. Algunos ejemplos pueden ser provisiones, alquileres, suscripciones o determinadas imputaciones periódicas.

Al utilizar un diario periódico, los movimientos que se van a registrar regularmente solo tienen que introducirse una vez. Las cuentas, dimensiones, valores de dimensión y demás información configurada permanecerán en el diario después del registro, por lo que únicamente será necesario modificar aquello que cambie en cada periodo.

En cada línea tendremos que configurar algunos campos específicos:

• Tipo de periodicidad: determina cómo debe comportarse el importe de la línea después de realizar el registro.

Por ejemplo, con una periodicidad fija el importe permanece en la línea después del registro, mientras que con una periodicidad variable el importe se elimina para que pueda introducirse uno nuevo antes del siguiente registro.

• Frecuencia de repetición: es un campo de tipo fórmula de fecha que determina cada cuánto tiempo debe volver a registrarse el movimiento.

• Fecha registro: indica la fecha en la que se registrará inicialmente el asiento. Una vez realizado el registro, Business Central actualizará automáticamente esta fecha aplicando la frecuencia de repetición configurada.

Un ejemplo sencillo sería una provisión mensual de un gasto estimado durante todo el ejercicio. Podemos crear una línea con las cuentas contables, dimensiones e importe correspondientes, indicar una frecuencia mensual y establecer como fecha de caducidad el final del ejercicio.

Cada mes únicamente tendremos que revisar el diario y registrarlo. Una vez realizado el registro, Business Central calculará automáticamente la fecha del siguiente periodo, manteniendo preparada la línea para el mes siguiente.

Aquí es importante tener en cuenta las secciones del diario, ya que serán útiles para distinguir los diferentes usos o funcionalidades.

Plantillas

Otra alternativa para trabajar con asientos que se repiten consiste en guardar determinadas líneas para recuperarlas posteriormente mediante los diarios estándar. En la práctica, podemos utilizarlos como una plantilla de asientos.

Para ello, desde el diario general creamos las líneas que queramos conservar y seleccionamos aquellas que formarán parte de la plantilla. Una vez seleccionadas, utilizaremos la acción “Guardar como diario estándar”.

De esta forma podremos asignar un código y una descripción al diario estándar y decidir si queremos conservar también los importes. Si los importes cambian cada vez que utilizamos el asiento, puede ser más interesante guardar únicamente su estructura.

Cuando al mes siguiente, al trimestre siguiente o cuando corresponda necesitemos volver a utilizar esas líneas, seleccionaremos la acción “Obtener diarios estándar”.

Business Central incorporará nuevamente las líneas al diario y podremos realizar sobre ellas las modificaciones necesarias antes de registrarlas.

Esta opción resulta especialmente interesante para asientos cuya estructura se repite, pero que no necesariamente tienen una periodicidad fija.