Conciliación bancaria estándar VS conciliación con IA en Business Central

Con la incorporación de Copilot, Microsoft ha añadido algunas funcionalidades interesantes que permiten ir un poco más allá de las coincidencias automáticas tradicionales.

He estado haciendo algunas pruebas y quería compartir las diferencias entre la conciliación estándar y la conciliación con IA, aunque es importante comentar que el objetivo no ha cambiado: sigue siendo desmarcar el campo “Abierto”, solo que la IA puede ayudarnos en la búsqueda y conciliación de movimientos.

Configuración e importación del extracto bancario

Antes de comenzar, necesitamos importar los movimientos reales de nuestro banco. Para ello, podemos utilizar un fichero de Norma 43 (N43), aunque algunos bancos permiten exportar los movimientos en otros formatos, como Excel o CSV.

No quiero entrar en profundidad en las configuraciones del sistema para permitir la importación del fichero, pero estos son los puntos más importantes:

• Definición de intercambio de datos: aquí se define cómo interpretar el fichero bancario, indicando las columnas, longitudes, fechas, importes y su correspondencia con los campos de Business Central.

• Configuración de importación/exportación de datos: relacionamos la definición anterior con un código de formato de importación.

• Ficha del banco: en el campo Formato importación extracto bancario, dentro de la pestaña Transferencia, seleccionamos el formato configurado. Se puede configurar uno por cada banco y, lo normal, por desgracia, es tenerlo así.

Para facilitar las pruebas, dejo dos archivos que podemos utilizar como ejemplo:

• Imp _ Exp Data Exch Def & Map.xml: definición de intercambio de datos N43 que he utilizado. Se puede importar directamente desde la página Definiciones de intercambio de datos.

• N43_prueba_5_movimientos_2025.txt: ejemplo de extracto bancario con cinco movimientos ficticios de 2025.

Además de la importación de fichero estándar, existen aplicaciones de terceros que permiten conectar Business Central directamente con los bancos e importar automáticamente los movimientos de las cuentas bancarias, algo bastante útil ya que evita que el usuario tenga que descargar, manipular e importar ficheros de texto.

No obstante, para mí el mayor problema no está en la manipulación del propio fichero, sino en los movimientos que contiene. Me explico: cuando importamos un extracto bancario, incorporamos todos sus movimientos, por lo que tendremos que dar una solución a cada uno de ellos para poder registrar la conciliación. Pero si en lugar de importar un fichero podemos elegir a demanda los movimientos que importar, será mucho más sencillo y controlado no conciliar dos veces el mismo apunte.

Conciliación bancaria estándar

Como hemos dicho, la conciliación bancaria consiste básicamente en casar los movimientos reales de nuestro banco con los movimientos bancarios registrados en Business Central. En el ERP simplemente hay que ir a “Conciliación bancaria” y darle a nuevo.

Una vez importado el extracto, tendremos a la izquierda los movimientos reales del banco y a la derecha los movimientos bancarios registrados en Business Central.

Desde esa pantalla tenemos dos funcionalidades que me parecen especialmente importantes:

1. Conciliar automáticamente

Business Central buscará coincidencias entre los movimientos del extracto y los registrados en la aplicación en movs. de banco. Podemos indicar una tolerancia de días para contemplar posibles diferencias entre las fechas.

En este ejemplo, el sistema consigue conciliar dos movimientos automáticamente.

2. Transferir al diario general

El botón de transferir al diario sirve para esos apuntes que existen en la realidad (en el fichero), pero no en nuestro ERP (mov. banco). Por ejemplo, una comisión bancaria o un pago que no hemos registrado. En ese caso, podemos utilizar Transferir al diario general y registrar el movimiento correspondiente, el cual también se conciliará automáticamente.

Una vez conciliados todos los movimientos y comprobados los saldos, registramos la conciliación y los movimientos del banco dejarán de estar abiertos. Es decir, se desmarcará este check:

Hasta aquí no hay nada nuevo, simplemente el estándar de conciliación bancaria.

Conciliación bancaria con IA (Copilot)

Aquí es donde viene lo interesante. Business Central incorpora dos acciones con Copilot:

• Conciliar.

• Registrar diferencia en cuenta contable.

1. Conciliar con Copilot

Esta funcionalidad combina la conciliación automática tradicional con la inteligencia artificial.

Primero busca las coincidencias que puede resolver de forma automática y, para los movimientos restantes, Copilot intenta encontrar nuevas relaciones.

Por ejemplo, en este caso que muestro a continuación, ha usado la conciliación automática y no le ha hecho falta usar la IA:

No obstante, en otra de mis pruebas tenía dos movimientos de 5.229 € en el extracto bancario y un único movimiento de 10.458 € en Business Central. La conciliación automática no encontraba ninguna coincidencia, pero Copilot fue capaz de proponer la conciliación de ambos movimientos contra el movimiento de 10.458 €.

Es decir, ha encontrado una relación que, con la conciliación tradicional, habría tenido que buscar manualmente. Y ahí está un poco la clave: BC utilizará la IA para buscar coincidencias por fechas, importes, descripciones, etc., y propondrá al usuario conciliar aquellos movimientos que, por sus características, parecen encajar con los apuntes reales del banco. Vamos, que podrá ahorrarle bastante tiempo en la búsqueda y conciliación manual de movimientos.

2. Registrar diferencia en cuenta contable

La segunda funcionalidad también me ha parecido interesante.

Cuando tenemos movimientos del extracto que no existen en Business Central, Copilot puede analizar sus descripciones y proponer las cuentas contables en las que registrarlos.

De esta forma, en lugar de transferir manualmente los movimientos al diario general, podemos revisar las cuentas propuestas, indicar el libro y la sección del diario, añadir dimensiones si corresponde y registrar los movimientos desde la propia funcionalidad.

Además, podemos guardar asignaciones entre descripciones bancarias y cuentas contables para utilizarlas en futuras conciliaciones.

Conclusión

La conciliación bancaria sigue siendo la misma: comparar los movimientos reales del banco con los registrados en Business Central.

La diferencia es que la conciliación estándar busca coincidencias mediante reglas, mientras que Copilot incorpora IA para interpretar los movimientos que esas reglas no han conseguido relacionar.

No significa que la IA vaya a conciliar todo correctamente ni que podamos dejar de revisar las propuestas. Pero sí puede ahorrarnos bastante trabajo manual, especialmente cuando tenemos muchos movimientos bancarios o diferencias difíciles de identificar.

Y creo que este es precisamente uno de los usos más interesantes de la IA en Business Central: complementar las funcionalidades estándar, no sustituirlas.

Por cierto, también existe el Diario de conciliación de pagos, que permite trabajar directamente con movimientos de clientes y proveedores. Pero esa es otra funcionalidad que dejaremos para otro artículo.