Cómo configurar las fechas permitidas de registro en Business Central
Es habitual querer limitar las fechas en las que los usuarios pueden registrar documentos o apuntes contables en Business Central, especialmente para evitar errores o impedir que se registren movimientos en periodos que ya se han cerrado.
Para ello, Business Central dispone de una configuración que ya existía en Navision, el antiguo ERP de Microsoft, y que podemos encontrar en la página “Configuración de contabilidad”.
Esta configuración es bastante sencilla. Mediante los campos “Permitir registro desde” y “Permitir registro hasta” podemos establecer un intervalo de fechas dentro del cual todos los usuarios podrán registrar documentos y movimientos contables.
Si alguno de estos campos se deja vacío, el sistema entenderá que no existe un límite en ese extremo del intervalo, por lo que se podrían registrar movimientos con fechas muy antiguas o futuras.
Cuando un usuario intenta registrar un documento con una fecha de registro fuera del rango permitido, Business Central mostrará un mensaje de error. Es bastante habitual encontrarnos con este error, especialmente durante los cambios de año y mes:
El problema de esta configuración es que, cuando trabajamos con fechas fijas, debemos modificarlas manualmente para ir abriendo los siguientes periodos contables. Algo bastante tedioso si tenemos que hacerlo todos los meses.
Además, hay que tener especial cuidado cuando tenemos procesos automatizados mediante colas de proyecto que registran documentos o apuntes contables, ya que estos procesos también pueden dar error si intentan registrar con fechas que todavía no están permitidas. Al fin y al cabo, estas tareas se ejecutan bajo el contexto de un usuario con licencia de BC y están sujetas a sus restricciones de registro.
Configuración de fechas por usuario
Las fechas establecidas en “Configuración de contabilidad” afectan, por defecto, a todos los usuarios de la empresa, aunque BC permite establecer rangos de fechas diferentes para determinados usuarios desde la página “Configuración usuarios”.
De esta forma podemos permitir que determinados usuarios registren movimientos en periodos diferentes al resto. Por ejemplo, podemos permitir que los usuarios de contabilidad sigan registrando ajustes del mes anterior, mientras que el resto únicamente pueda trabajar en el mes actual.
Nota: las fechas configuradas en “Configuración usuarios” prevalecen sobre las establecidas en “Configuración de contabilidad”. Es decir, si tenemos 100 usuarios y solamente queremos establecer un rango diferente para uno de ellos, bastará con configurar el rango general en “Configuración de contabilidad” y establecer la excepción para ese usuario concreto.
Fórmulas de fecha: automatizar los periodos permitidos
Hace poco descubrí una mejora de las últimas versiones de Business Central que me pareció bastante interesante: la posibilidad de utilizar fórmulas de fecha para calcular automáticamente los rangos permitidos de registro.
Así, en lugar de indicar fechas fijas, podemos utilizar fórmulas que se calculan automáticamente y olvidarnos de tener que actualizar los rangos a mano cada vez que cambiamos de mes.
Por ejemplo, desde “Configuración usuarios” podemos establecer las siguientes fórmulas:
- Permitir registro desde fórmula de fecha:
-PM - Permitir registro hasta fórmula de fecha:
PM
Con esta configuración, si la fecha de trabajo es el 21/10/2026, Business Central permitirá registrar movimientos desde el 01/10/2026 hasta el 31/10/2026.
Cuando la fecha de trabajo pase a noviembre, el intervalo se calculará automáticamente desde el 01/11/2026 hasta el 30/11/2026, sin necesidad de modificar la configuración.
Lo interesante es que podemos construir fórmulas más complejas, permitiendo, por ejemplo, registrar movimientos del mes actual y de parte del mes anterior.
Además, estas fórmulas no están disponibles únicamente en “Configuración usuarios”, sino también en “Configuración de contabilidad”:
Hay un matiz importante que debemos tener en cuenta: las fórmulas se calculan tomando como referencia la fecha de trabajo de Business Central, no necesariamente la fecha actual del sistema. Como los usuarios pueden modificar su fecha de trabajo desde “Mi configuración”, esta opción es menos restrictiva que establecer fechas fijas. Por tanto, si necesitamos un control estricto sobre los periodos contables, debemos tenerlo en cuenta.
En cualquier caso, me parece una funcionalidad especialmente útil para evitar tener que estar pendientes, mes a mes, de modificar manualmente los rangos permitidos de registro.
En la documentación oficial de Microsoft podemos consultar tanto la configuración de los periodos permitidos como las distintas fórmulas de fechas que podemos utilizar:
Una idea para seguir pensando.
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